個人番号(マイナンバー)を含む個人情報が記載された書類の紛失について(千葉県)

千葉県習志野健康福祉センターでマイナンバーの漏洩事故がありました。

(千葉県の発表内容)
千葉県習志野健康福祉センターにおいて、平成28年度に報償費の支払いにあたって取得した個人番号を含む個人情報が記載された書類121名分のうち、46名分が紛失していることが判明しました。
関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけするとともに、県民の皆様の信頼を損なったことについて深くお詫び申し上げます。
1.紛失した書類
委員報酬や講師謝礼の支払いにあたって、源泉徴収票作成のため、当該委員や講師の方々から当センターに提出していただいた氏名や個人番号等が記入された書類。
2.経緯
平成29年9月8日、昨年度と同じ方に研修会の講師を依頼するにあたり、昨年度に提出していただいた書類の所在を確認しようとしたが見当たらなかった。
当センター内を捜索したところ、これらの書類が金庫内や担当職員の机の中などに分散して保管されており、平成28年度に取得した121名分のうち、46名分の書類が紛失していることが判明した。
3.原因
この書類は、取得後ファイリングして金庫又は鍵のかかるロッカー等で保管することになっているが、担当職員が保管方法を正しく理解しておらず、適切に管理できていなかったこと
個人番号が含まれる書類の管理方法等について、担当職員への指導や監督が不十分であったこと
4.判明後の対応
書類を紛失してしまった46名の方々に対しては、訪問して、もしくは郵送でお詫びの文書をお渡しした。
5.再発防止
センター長は、担当職員に対して書類の保管方法を徹底し、担当職員は、一月に1回、書類の取得状況や保管状況を自ら点検してセンター長に報告する。センター長は点検結果を確認し、不適切な取り扱いがある場合は改善を指導する。
県としては、全所属に通知を発出し、個人番号が含まれる個人情報の適切な管理について改めて周知徹底を図る。
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