ガイドラインQ&Aを更新しました(個人情報保護委員会)

個人情報保護委員会は、「ガイドラインQ&A」を更新しました。
具体的には、下記の2点です。

Q6-2番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)をコピーして、それを事業所内に保管することはできますか。
A6-2番号法上の本人確認の措置を実施するに当たり、個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法令上の義務はありませんが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできます。
ただし、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。
なお、個人番号を取得する際の本人確認書類の取扱いをめぐって、本人と事業者の間でトラブルとなる事例が発生していることに鑑みると、個人番号の確認の際に、本人確認書類のコピーの提出を受けた場合、必要な手続を行った後に本人確認書類が不要となった段階で、速やかに廃棄しましょう。(平成28年4月更新)

Q6-2-2扶養控除等申告書に記載される扶養親族の個人番号については、従業員が個人番号関係事務実施者として番号法上の本人確認を行うこととされており、事業者には本人確認義務は課せられていませんが、事業者に番号法上の本人確認義務がない場合であっても、書類に正しい番号が記載されているかを確認するために、事業者が扶養親族の通知カードや個人番号カードのコピーを取得することはできますか。
A6-2-2個人番号関係事務においては正しい個人番号が取り扱われることが前提ですので、事業者は、個人番号関係事務を実施する一環として、個人番号カード等のコピーを取得し、個人番号を確認することが可能と解されます。
ただし、取得したコピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。
なお、個人番号を取得する際の本人確認書類の取扱いをめぐって、本人と事業者の間でトラブルとなる事例が発生していることに鑑みると、個人番号の確認の際に、本人確認書類のコピーの提出を受けた場合、必要な手続を行った後に本人確認書類が不要となった段階で、速やかに廃棄しましょう。(平成28年4月更新)

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