第25回Q&Aに見るマイナンバー制度の留意点⑥

本日、新着情報に政府のインターネットテレビによる「マイナンバーの基本」ビデオを案内致しました。
詐欺事件も発生していますので、是非ご活用下さい。
さて、本日も事業者の対応の留意点について、ご案内致します。

Q16.マイナンバー(個人番号)が漏えいして不正に用いられるおそれがあるときは、マイナンバーの変更が認められますが、事業者は、従業員などのマイナンバーが変更されたことをどのように知ることができますか?(Q4-4-4)

A16.マイナンバーが変更されたときは事業者に申告するように従業員などに周知しておくとともに、一定の期間ごとにマイナンバーの変更がないか確認することが考えられます。毎年の扶養控除等申告書など、マイナンバーの提供を受ける機会は定期的にあると考えられるので、その際に変更の有無を従業員などに確認することもできます。(2014年7月回答)
⇒実務的に重要な論点です。誤ったマイナンバーを使わないように事業者は注意が必要です。

Q17.分社化に際しては、どのように取り扱うべきでしょうか。(Q4-5-4)

A17.分社化の場合、再取得の必要はなく、取得済みの特定個人情報を必要な限度で提供することが可能です。 番号法19条第5項には、「特定個人情報の取扱いの全部もしくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報を提供するとき」に提供制限が解除されるという規定があり、分社化の場合はこれに含まれます。(2015年9月回答)
⇒最近は、組織再編が多いので、注意が必要です。

Q18.「グループ内であっても他の会社の情報を閲覧できない」となっていますが、グループ全体で人材情報を管理し、業務運用することで効率化を図っているなか、個人番号に限ってグループ内の個社単位で個別に管理することは非効率です。安全管理措置の一環と考えますが、基準をグループ個社単位とされている根拠を教えてください。(Q4-5-5)

A18.番号法上、個人から法人、法人から法人など、ある組織や個人を越えて動くことは、「第三者への提供」と整理されています。個人情報保護法上では共同利用を認めていますが、番号法では、個人情報保護法第23条第4項第3号に基づく共同利用を認めていません。グループ内の会社であっても、別会社であれば第三者提供に該当するため、番号法第19条で認められている場合でなければ、提供することはできません。 ただし、本人確認などは委託が可能です。例えば、グループの本社に委託して本人確認を行い、本社から情報をもらうという整理は可能です。(2015年9月回答)
⇒グループ本社に子会社が本人確認の委託をすることができるのは、大変有用です。人手の少ない子会社より、親会社に集約することは効率性の観点からも利用すべきです。

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