(番外編①)「役職員に対するマイナンバーの事前通知」(ひな形)

9月もいよいよ余すところ、2週間を切りました。
マイナンバー対策のご準備は、如何でしょうか。
準備が進んでいない事業所の方も、まずは10月5日以降に郵送される「通知カード」について役職員に事前通知すると共に、今後「マイナンバー」の提出のご協力の依頼を9月中にすることが、最も重要なことです。
その上で、ゆっくり「マイナンバーの安全管理措置」に関する社内体制を構築しましょう。
そこで、今回は番外編として、「役職員に対するマイナンバーの事前通知」をご案内いたします。
なお、日付や会社名や連絡先等は適宜追加して下さい。

役職員各位

マイナンバー制度スタートに伴うお願い

2016年1月よりマイナンバーの利用が開始されます。
マイナンバーとは、住民票を有するすべての国民に1人1つずつ付与され、社会保障、税、災害対策といった分野で活用される番号のことです。
本年10月5日以降、住民票の住所地の世帯主宛に簡易書留でマイナンバー通知カードが郵送されます。
つきましては、下記の点にご留意頂く共に、マイナンバーの報告のご協力をお願いいたします。

1.現住所が住民票と異なる場合の留意点
マイナンバーは、本年10月5日付の住民票に記載されている住所に各市町村から通知カードの送付を受けることで通知されます。そこで、まずは住民票の住所をチェックして、現在住んでいるところと住民票の住所が異なる場合には、9月末日を目途に住民票の移動手続きを行なってください。
この手続きを行なっていない場合には、マイナンバーの通知カードが間違った住民票の住所に送られてしまい、後になって煩雑な手続きを行なう必要が出てきます。

【実際の住所と住民票が異なる場合の手続き】
①同一市町村内で住所変更する場合の手続き
その市町村に、転居届を提出します。
②他の市町村へ住所変更する場合の手続き
住民票のある従前の住所地の市町村に転出届を提出したうえで、現在の住所地の市町村に転入届を提出することが必要となります。

2.やむえない理由で住所地で通知カードを受け取れない場合の留意点
やむを得ない下記の理由等により住民票の住所地で「通知カード」を受け取れない方は、居所に送付することも可能です。居所情報の登録をお願いします。詳細については、下記の総務省のホームページをご参照下さい。

http://www.soumu.go.jp/kojinbango_card/08.html

① 東日本大震災による被災者
② ドメスティック・バイオレンス(DV)、ストーカー行為等、児童虐待等の被害者(以下「DV等被害者」といいます。)の方で、住民票を残して、別の場所(居所)にお住まいの方
③ 長期間にわたって医療機関・施設等に入院・入所することが見込まれ、かつ、入院・入所期間中は住所地に誰も居住していない方

3.「通知カード」保管の留意点
2015年10月以降に住民票に記載されているみなさんの住所に、各市町村からマイナンバーの通知カードが簡易書留で郵送される予定です。簡易書留の保管期限は、原則1週間ですので、必ず保管期限内に受取るようにして下さい。
この通知カードは、今後、みなさんの市民生活において非常に重要なものとなりますので、破棄することなく、厳重に保管するようにしてください。
また、むやみに他人にマイナンバーを見せたり、教えたりすることが無いように十分に注意しましょう。

4.「マイナンバー」報告のお願い
マイナンバーは、今後の社会保険の手続きや年末調整などの各種税務手続きで必要になることから、後日、今回郵送される通知カードの写しを会社に提出していただきます。
その際には改めてお知らせしますので、ご協力をよろしくお願いします。

5.「マイナンバー制度」について
マイナンバー制度は、社会保障、税、災害対策といった分野で活用される社会インフラです。正しい知識を持つことは、今後とても重要なことです。マイナンバー制度については、下記の内閣官房のマイナンバー制度に関する下記ホームページで動画や資料が紹介されていますので、家族で勉強しましょう。

http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/

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