第19回「中小規模事業者に求められるマイナンバー対策(スケジュール案)」

いよいよ、明日からは10月となりますが、9月の最終日の第19回では、マイナンバーの安全管理措置の社内体制を構築後、いつマイナンバーを収集するかという点について3つのスケジュール案をご案内致します。
★実務的には、各事業者は、いつマイナンバーを収集するか決定した上で、逆算して社内体制を構築する必要があります。

第1に、マイナンバーを収集するベストのタイミングは、平成28年分の扶養控除等申請書の提出に合わせて個人番号の収集完了し、その後の新入社員は、入社のタイミングで新たに収集する方法です。
この方法の良い点は、役職員並びに扶養家族のマイナンバーを一度に収集することができ、負担が軽いことが挙げられます。この方法を取るためには、11月末までに、安全管理措置の社内体制を構築し、年末調整に向けてマイナンバーを収集することとなります。
また、平成28年1月からのマイナンバーの運用に際しても、社員の急な退職等によりマイナンバーが必要になった場合でも、実務的に無理なく対応ができ安心です。

第2にお勧めの方法は、来年の4月の新入社員が入社するタイミングに合わせて、社内体制を構築し、新入社員の入社に合わせたタイミングで既存の役職員並びに扶養家族のマイナンバーを合わせて収集する方法です。
この方法のデメリットは、1月以降の役職員の入退社は、個別対応が必要になるということです。従ってこの方法を取るにしても、できるだけ年内に社内体制の構築をお勧めします。

第3に、マイナンバーの取得の最終的なタイミングは、来年の12月の年末調整に向け、平成29年分の扶養控除等申請書の提出に合わせて個人番号の収集する方法です。この方法のメリットは、社内体制の構築に時間的な余裕がある点ではありますが、役職員の入退社が多い会社には向いておりませんので注意が必要です。
また、第2案で記載した通り、マイナンバーを取得する前に退社する役職員がいる場合は、マイナンバーが取得できないリスクがありますので、役職員の退社の情報をには、細心の注意が必要です。

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