第12回「中小規模事業者に求められるマイナンバー対策(保管・廃棄<削除>のルール)」

第12回では、マイナンバーの「保管・廃棄<削除>のルール」について、ご案内致します。
(1)「保管・廃棄<削除>のルール」
まず、マイナンバー法では、適正な利用目的の事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管することはできません。
また、当該事務を処理する必要がある場合に限り、特定個人情報を保管することができますので、処理する必要がなくなった場合で、法定保存期間を経過した場合には、できるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならないとされています。
なお、記載されたマイナンバー部分を復元できない程度に、マスキング(マジック等で黒塗りすること)又は削除(電子ファイルから消去)した上で保管することはできるとされています。
マスキングしたものや削除したものは、個人情報ではありますが、特定個人情報ではないため、マイナンバー法の安全管理措置は不要となるためです。(但し、改正個人情報保護法が施行されますと、個人情報保護法の安全管理措置は必要となりますので、注意が必要です。)

実務的には、個人番号の廃棄が必要となってから、廃棄作業を行うまでの期間は、どの程度許容されますかという質問に対し、「廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。」との特定個人情報保護委員会のQ&Aに記載がありますので、参考にしてください。

マイナンバーの保管・廃棄についても、安全管理措置が必要になりますが、安全管理措置については、後日まとめてご案内致します。

(2)法定保存期間

提出書類 保存期間 起票日
健康保険・厚生年金保険に関する書類(資格取得確認通知書等) 2年 完結の日(退職の日)
労働者災害補償保険に関する申請書類 3年 完結の日
労働保険の徴収・納付の関係書類 3年 完結の日
雇用保険の被保険者に関する書類(離職票等) 4年 完結の日(退職の日)
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、給与所得者の配偶者特別控除申告書、源泉徴収票 7年 属する年の翌年1月10日の翌日

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